Privacyverklaring

Wie zijn wij?

Notariskantoor Bergen B.V. is de aanbieder van OfferteTool. Voor vragen over privacy kunt u contact opnemen via jrieff@notariskantoorbergen.nl of per post via Siebengewaldseweg 9, 5854PA, Nieuw Bergen (L). KvK-nummer: 78510511.

OfferteTool is een online werkomgeving voor notariskantoren. Het notariskantoor dat OfferteTool gebruikt, blijft zelf verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die het in de omgeving invoert.

Rollen onder de AVG

Voor accountgegevens, facturatie, beveiliging en het beheer van de dienst is Notariskantoor Bergen B.V. de verwerkingsverantwoordelijke.

Voor klantgegevens, offerte-inhoud, PDF’s en verzendgegevens die een kantoor in OfferteTool invoert, handelt Notariskantoor Bergen B.V. in beginsel als verwerker namens het kantoor. Het kantoor bepaalt dan het doel, de bewaartermijn en de rechtmatige grondslag. Voor deze verwerking horen het kantoor en Notariskantoor Bergen B.V. een verwerkersovereenkomst te sluiten.

Welke gegevens verwerken we?

• Account en team: gebruikersnaam, naam, e-mailadres, verificatiestatus, rol, kantoorrelatie, uitnodigingshistorie en MFA-status.
• Kantoor: kantoornaam, e-mailadres, adres, KvK- en btw-nummer, logo, bannerafbeeldingen (incl. bestandsnaam en toewijzing aan sjablonen/akten), e-mailinstellingen en abonnementsgegevens.
• Klanten en offertes: namen, contactgegevens, adressen, offerte- en kostenregels, voorwaarden, statussen, PDF’s, e-mailontvangers, onderwerp, inhoud en verzendresultaat.
• Teksttemplates, banners en automatisering: teksttemplates voor offerte-onderdelen, bannerkoppelingen, aanvraagwidget-instellingen (toegestane akten, domeinen, knopformaat/kleuren) en het automatisch-archiveringsbeleid per status.
• Beveiliging en administratie: audit-events, privacyverzoeken, datalekregistraties, retentie- en archiveringsinstellingen, bewaarplicht-markeringen, publieke reactie-tokens (gehasht, eenmalig), foutinformatie, CAPTCHA-oplossingen en noodzakelijke technische gegevens voor sessies, rate limiting en dagelijkse quota.
• Betaling: abonnements- en providerreferenties. Kaartgegevens en CVC worden door een betaalprovider verwerkt en worden niet door OfferteTool opgeslagen.

De lokale CAPTCHA op publieke accountformulieren gebruikt geen externe provider, tracking of advertentiecookie. Voer geen bijzondere persoonsgegevens in tenzij het kantoor daarvoor een afzonderlijke noodzaak, grondslag, instructie en beveiligingsbeoordeling heeft.

Waarom en op welke grondslag?

Levering van de dienst

We verwerken account-, kantoor- en abonnementsgegevens om OfferteTool te leveren, accounts aan te maken, medewerkers uit te nodigen, offertes te beheren en support te bieden. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (AVG art. 6 lid 1 sub b).

Beveiliging en misbruikbestrijding

We gebruiken noodzakelijke technische gegevens, rate limiting, audit-events, toegangscontrole, MFA en foutinformatie om de dienst te beveiligen en misbruik te voorkomen. Grondslag: gerechtvaardigd belang (AVG art. 6 lid 1 sub f), waarbij we de verwerking beperken tot wat daarvoor nodig is.

Facturatie en wettelijke verplichtingen

We verwerken abonnements- en facturatiegegevens voor betaling, administratie en naleving van wettelijke verplichtingen. Grondslag: overeenkomst en wettelijke verplichting (AVG art. 6 lid 1 sub b en c).

Offertecommunicatie namens het kantoor

Het kantoor bepaalt waarom klantgegevens voor een offerte worden verwerkt en naar wie een offerte wordt verzonden. Notariskantoor Bergen B.V. verwerkt deze gegevens uitsluitend volgens de instructies van het kantoor, zoals vastgelegd in de verwerkersovereenkomst.

Met wie delen we gegevens?

We delen persoonsgegevens alleen voor de hierboven beschreven doelen en met partijen die daarvoor nodig zijn:

• OVHcloud: hosting van de applicatie, database, opslag en back-ups;
• Brevo: verzending van account-, offerte- en herinneringsmails;
• Stripe: verwerking van abonnementen en betalingen;
• bevoegde medewerkers van Notariskantoor Bergen B.V. voor support, beveiliging en beheer;
• overheidsinstanties of andere partijen wanneer een wettelijke verplichting dat vereist.

De lokale CAPTCHA en quota-opslag blijven onderdeel van de eigen applicatie. De actuele verwerkersovereenkomsten, locaties en eventuele doorgiften buiten de Europese Economische Ruimte horen in het verwerkingsregister en de verwerkersovereenkomst te worden bijgehouden. Doorgiften buiten de EER vinden alleen plaats met een geldige AVG-grondslag en passende waarborgen.

Bewaartermijnen

We bewaren gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Voor kantoor- en offertegegevens bepaalt het kantoor de bewaartermijnen, rekening houdend met wettelijke bewaarplichten voor notariële dossiers. Offerteversies die zijn verzonden blijven als vaste snapshot beschikbaar zolang het kantoor ze nodig heeft of een wettelijke bewaarplicht geldt.

OfferteTool ondersteunt per kantoor een retentiebeleid en een veilige preview. Automatische verwijdering is beperkt tot gearchiveerde klanten en gearchiveerde offertes en wordt niet uitgevoerd wanneer geen beleid is bevestigd of ingeschakeld. Per klant of per offerte kan het kantoor een bewaarplicht (legal hold) instellen die verwijdering blokkeert. Voorafgaand aan retentie kan het kantoor offertes automatisch laten archiveren (bijv. concepten, afgewezen, ingetrokken of verlopen offertes na een instelbare wachttijd); een bewaarplicht blokkeert ook dat.

Kantoor verwijderen: na bevestiging (datum van vandaag + CAPTCHA) geldt 7 dagen bedenktijd met herstel-link per e-mail. Daarna wordt het kantoor geanonimiseerd; na 1 jaar volgt definitieve verwijdering. Tijdens de bedenktijd is het kantoor geblokkeerd. Niet-geverifieerde accounts (aangemaakt maar nooit via e-mail bevestigd, zonder kantoorlidmaatschap) worden na 7 dagen automatisch opgeschoond; een recente herverzending van de verificatiemail verlengt de termijn. Back-ups, providerlogs en wettelijke administraties kunnen afzonderlijke bewaartermijnen hebben.

Hoe beveiligen we gegevens?

De app ondersteunt onder meer tenantisolatie, rolgebaseerde toegang, CSRF-bescherming, sterke wachtwoorden, e-mailverificatie, login-rate-limiting, lokale CAPTCHA, burstbescherming en dagelijkse quota, gehashte eenmalige tokens (uitnodiging, verificatie, publieke offerte-reactie en kantoorherstel), optionele TOTP-MFA voor ieder account, audit-events, gevalideerde logo- en banner-uploads en geautoriseerde PDF-levering. Bulkacties worden server-side per geselecteerd item gevalideerd en alleen als geheel uitgevoerd. Zodra een gebruiker MFA activeert, wordt die bij nieuwe logins afgedwongen.

In productie zijn daarnaast HTTPS, secure cookies, security headers, private object storage, encryptie, back-ups, monitoring en operator-MFA nodig. Deze maatregelen moeten per productieomgeving worden ingericht en getest; de technische aanwezigheid van een functie in de app is geen garantie dat de deployment correct is geconfigureerd.

Uw rechten

U kunt, afhankelijk van de rol van Notariskantoor Bergen B.V., verzoeken om inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, dataportabiliteit en bezwaar. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Gaat uw verzoek over klant- of offertegegevens die een kantoor in OfferteTool beheert? Richt het verzoek dan eerst aan dat kantoor. Voor vragen over uw OfferteTool-account of de verwerking door Notariskantoor Bergen B.V. kunt u mailen naar jrieff@notariskantoorbergen.nl. We kunnen aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren.

Cookies en automatische besluiten

OfferteTool gebruikt noodzakelijke sessie- en CSRF-cookies om inloggen en formulieren veilig te laten werken. De publieke homepage gebruikt volgens de huidige inrichting geen advertentie- of analysecookies.

OfferteTool gebruikt geen profilering of geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen voor personen.

Wijzigingen en contact

We kunnen deze verklaring wijzigen wanneer de dienst, wetgeving of verwerkingsketen verandert. De versiedatum bovenaan laat zien welke versie van toepassing is.

Privacycontact: jrieff@notariskantoorbergen.nl