Algemene voorwaarden

Partijen en toepasselijkheid

Deze voorwaarden gelden voor het gebruik van OfferteTool door de contracterende organisatie en haar geautoriseerde gebruikers. De contracterende organisatie is de klant; individuele medewerkers gebruiken de dienst namens die organisatie.

Door een account aan te maken, een abonnement af te sluiten of de dienst te gebruiken, aanvaardt de organisatie deze voorwaarden. Afwijkingen zijn alleen geldig wanneer ze schriftelijk zijn overeengekomen.

De dienst

OfferteTool biedt een online werkomgeving voor het beheren van klanten, templates, kostenblokken, offertes, PDF-snapshots en e-mailverzending. De dienst is bedoeld voor het offerteproces van notariskantoren.

OfferteTool is geen juridisch advies, geen tariefmotor en geen vervanging voor de professionele beoordeling van een notaris. De organisatie controleert zelf teksten, tarieven, btw, geldigheid, wettelijke inhoud en ontvangers voordat een offerte wordt verzonden.

Account en gebruik

• De organisatie verstrekt juiste gegevens en houdt accountgegevens vertrouwelijk.
• De eigenaar beheert medewerkers, rollen, uitnodigingen en toegang.
• Gebruikers mogen geen onrechtmatige, misleidende, schadelijke of onbevoegde inhoud invoeren of verzenden.
• De organisatie is verantwoordelijk voor haar klantgegevens, wettelijke grondslagen, instructies aan OfferteTool en bewaartermijnen.
• Beveiligingsincidenten, misbruik of verlies van toegang worden zo snel mogelijk gemeld.

Offertes, PDF’s en e-mail

De organisatie blijft verantwoordelijk voor de inhoud van offertes en de keuze om deze te verzenden. Na verzending bewaart OfferteTool een vaste versie-snapshot zodat opnieuw verzenden dezelfde offerteversie gebruikt. Wijzigingen aan een verzonden offerte verlopen via een nieuwe revisie.

Aflevering van e-mail is afhankelijk van de geconfigureerde e-mailprovider en ontvangende mailservers. OfferteTool garandeert niet dat een e-mail wordt afgeleverd of niet in spam terechtkomt.

Abonnement en betaling

Een nieuw kantoor krijgt automatisch veertien dagen volledige toegang zonder betaalgegevens. Daarna kan de eigenaar via de aangeboden betaalprovider een betaald abonnement starten. Functies en toegang kunnen afhankelijk zijn van het gekozen abonnement. De provider verwerkt betaalgegevens volgens zijn eigen voorwaarden en privacyverklaring.

De dienst gebruikt daarnaast dagelijkse quota en korte burstbescherming om misbruik te voorkomen. Het gebruik en de resterende ruimte zijn zichtbaar op de abonnementspagina. Bij betalingsproblemen kan toegang volgens het gepubliceerde soft-lockbeleid worden beperkt. Bestaande gegevens, PDF’s, export en abonnementbeheer blijven voor zover technisch en contractueel mogelijk beschikbaar.

Beschikbaarheid en onderhoud

We streven naar een betrouwbare dienst, maar kunnen geen ononderbroken beschikbaarheid garanderen. Onderhoud, storingen, beveiligingsmaatregelen, wijzigingen bij leveranciers en overmacht kunnen de beschikbaarheid beïnvloeden. We mogen functies wijzigen of beëindigen wanneer dat redelijkerwijs nodig is; we communiceren materiële wijzigingen zo tijdig mogelijk.

Gegevensbescherming

Voor persoonsgegevens die de organisatie in OfferteTool invoert, handelen partijen volgens de privacyverklaring en de verwerkersovereenkomst. De organisatie blijft verwerkingsverantwoordelijke voor klant- en offertegegevens. De organisatie gebruikt de dienst niet voor bijzondere persoonsgegevens zonder voorafgaande beoordeling en passende afspraken.

Intellectueel eigendom

De software, vormgeving, documentatie en merkuitingen van OfferteTool blijven eigendom van Notariskantoor Bergen B.V. of haar licentiegevers. De organisatie krijgt voor de looptijd van de overeenkomst een beperkt, niet-exclusief gebruiksrecht voor haar interne bedrijfsvoering.

De organisatie behoudt haar rechten op eigen klantgegevens, offerte-inhoud en uploads. Zij geeft alleen de beperkte verwerkings- en opslagrechten die nodig zijn om de dienst te leveren.

Opschorting en einde

Bij ernstig misbruik, een veiligheidsrisico, een wettelijke verplichting of langdurige betalingsachterstand kunnen we toegang tijdelijk beperken. Bij beëindiging exporteert de organisatie haar gegevens tijdig. Daarna worden gegevens verwijderd volgens de afgesproken retentie, wettelijke verplichtingen, back-ups en eventuele juridische holds.

Verwijdert het kantoor zichzelf via Kantoorinstellingen (datum + CAPTCHA), dan geldt 7 dagen bedenktijd met herstel-link per e-mail; daarna anonimiseren en na 1 jaar harde verwijdering.

Aansprakelijkheid en recht

Partijen beperken aansprakelijkheid alleen voor zover dat volgens dwingend recht is toegestaan. De organisatie blijft verantwoordelijk voor controle van offertes, klantcommunicatie, wettelijke bewaarplichten en haar eigen gebruikersbeheer.

Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

Contact

Vragen over deze voorwaarden kunnen worden gesteld via jrieff@notariskantoorbergen.nl of Siebengewaldseweg 9, 5854PA, Nieuw Bergen (L). KvK-nummer: 78510511.